radiozenders
7 Tips om met verwarrende communicatie in teams te dealen
René de Haan

7 Tips om met verwarrende communicatie in teams te dealen

In teams waar het veilig is om te zeggen wat er gezegd moet worden, is onderling vertrouwen. En dat is de basis om samen dingen te bereiken. Je krijgt meer vertrouwen in elkaar als je alles zegt en je gaat alles zeggen als je elkaar vetrouwt. De paradox van vetrouwen en communicatie. Met verwarrende communicatie bescherm je jezelf door niet helemaal helder te zijn in wat je bedoelt terwijl je toch iets ter sprake probeert te brengen. Als teamleden niet helder zijn in hun communicatie daalt het vertrouwen en de kwaliteit van de samenwerking. Alleen heel goede luisteraars zijn in staat om de boodschap die verpakt zit in de verwarrende communicatie te horen. Hier lees je 7 tips vanuit de Lewis methode van deep democracy om verwarrende communicatie te identificeren en wat je kan doen om ermee te dealen.

1. Niet aanwezig zijn
Je lichaam is in de ruimte aanwezig maar in je gedachten ben je heel ergens anders, bijvoorbeeld bij wat je straks zal gaan doen of bij iets anders waar je heel druk mee bezig bent. Dit gebeurt vaak als je aan een vergadering deelneemt waarbij dingen besproken worden die niet in jouw directe invloedssfeer liggen. Je bent fysiek aanwezig maar je concentratie is ergens anders. Als je merkt dat je afdwaalt is het goed om dat in de groep te melden omdat je dan vaak niet de enige bent die dat heeft. Daardoor neemt het groepsbewustzijn toe en kunnen alle deelnemers zich tot deze informatie verhouden. Als ergens een besluit over genomen moet worden kun je actief instemming vragen door hand op te steken. Dat klinkt misschien kinderachtig maar het vraagt wel om presentie, want je hand gaat niet vanzelf omhoog in dromenland.

2. Interrumperen
Interrupties maken het onmogelijk om te luisteren of om gehoord te worden. We laten elkaar in het heetst van de discussie niet uitpraten terwijl de boodschap juist vaak in het laatste gedeelte van de zin zit. Dus als teamleden elkaar interrumperen missen ze vaak het punt van wat ze willen zeggen of waar ze gehoord in willen worden. Als er veel en vaak geïnterrumpeerd wordt is het zinvol om teamleden hier bewust van te maken en ze laten beslissen of ze hiermee willen doorgaan. Als deze informatie in het groepsbewustzijn zit kan de groep zelf beslissen hoe ze hier mee om willen gaan.

3. Radiozenders
Soms zenden teamleden boodschappen uit zonder dit te relateren aan wat andere teamleden zeggen. Het lijkt dan of elk teamlid zijn eigen gesprek voert en het lijkt net alsof er een serie radio's door elkaar heen hun eigen radioprogramma's aan het uitzenden zijn zonder dat er ook maar enige relatie tussen de programma's is. Het helpt om teamleden aan te moedigen om te verbinden met wat anderen zeggen. Laat niet alle losse songs rondzingen maar vraag teamleden naar hun mening, speciaal in relatie met wat daarvoor al is gezegd.

4. Niet vanuit de ik vorm spreken
In deze situatie wordt vanuit de derde persoon gesproken zoals: "men zou....". Ze zeggen dan niet "ik wil....". Het achterwege laten om vanuit de ik vorm te spreken draagt bij aan de verwarring en kan je voorkomen door teamleden aan te moedigen om vanuit de ik vorm te spreken.

5. Generalistisch spreken
In deze situatie wordt in generalistische termen gesproken in plaats van dat iets direct wordt geadresseerd aan een persoon. Iemand zegt dan bijvoorbeeld iets over een teamlid tijdens een vergadering zonder duidelijk te adresseren: "ik denk dat we echt iets moeten doen aan onze sales afdeling terwijl Fred van de sales afdeling ook bij de vergadering aanwezig is. Je kan dit voorkomen door teamleden aan te moedigen om directer te adresseren in de eerste persoon.

6. Reddende engel
In deze situatie wordt er namens iemand anders gesproken. Dit draagt eraan bij dat de ander (namens wie wordt gesproken) juist krachtelozer en afhankelijk wordt. Verzeker je er dus van dat teamleden voor zichzelf praten en moedig dat ook aan. Vraag dat teamlid direct om het eigen standpunt en moedig diegene aan om voor zichzelf te spreken.

7. Rondcirkelen in plaats van beslissen
Slechte luistergewoontes zorgen ervoor dat je afdwaalt van het onderwerp. Voor je het weet rol je zo van het ene onderwerp in het andere zonder dat er bewuste besluiten in het team worden genomen. Dit kan ook een teken zijn dat het onderwerp te spannend is om over te praten. Rondcirkelen is dan een escape. Maar het kan ook zijn dat het gesprek gewoon wordt overgenomen (autobiografisch luisteren) of omdat niemand eigenlijk echt oplet. Zorg ervoor dat de groep bewust is in welke richting het gesprek gaat. De groep kan dan beslissen of ze van gesprek naar gesprek willen rollen zonder iets af te spreken of juist niet. Zo zorg je ervoor dat teamleden bewust besluiten waarover ze willen praten en dat iedereen betrokken is.

8. Huh dit waren toch 7 tips voor....
Er worden vaak vragen gesteld in besprekingen die eigenlijk helemaal geen vraag zijn. Eigenlijk zijn dit voorzichtige manieren om een mening naar voren te brengen. Het kan helpen om dan verduidelijking te vragen waarom de vraag gesteld wordt en of er misschien ook nog heel andere ideeën zijn. Vraag of er een andere mening naar voren wordt gebracht of dat teamleden het echt niet weten.

Deze tips kunnen jou natuurlijk uitstekend helpen om het vertrouwen en de kwaliteit van samenwerking in jouw team te verbeteren. Maar misschien heb je al heel veel gedoe in je team. Dan zijn deze tips niet voldoende en heb je eerst andere methoden nodig voordat je succesvol kan zijn. En daar hebben wij ook veel verstand van. Dus heb jij een vraag aan ons.... (of een andere mening) Laat het ons weten en bel of mail ons. We drinken graag koffie en houden van een goed gesprek.

© ACHT!

Bedankt voor het delen

"Er schijnt hier in dit bedrijf niet goed gecommuniceerd te worden, waarom weet ik daar niks van."

Blijf op de hoogte met onze nieuwsbrief

schrijf in